ファイリング

ファイリングがオフイスの機能性を決定する

ここにいかにアメリ力のオフィスでは多くの書類があるかを裏づけるデータがある。

オフィスでおなじみのファイリングのキャビネットだが、日本の二倍の人口のアメリ力で八倍近くが生産されているのだ。

そもそも日本でおなじみの引き出しタイプのスチールのキャビネツトはマッカーサーの置きみやげなのである。その当時、駐留軍が、中身がからのキャビネツトをアメリカから運んでくるのは効率が悪いので、日本で作ることを考えたのがきっかけとなったと言われている。

その名残が、「キャップ」サイズと呼ばれるキャビネットである。 

これはアメリカのリーガルサイズのキャビネットである。

ハンギングフォルダー

ボーン・ベントン社で書類の取り扱いにいかにスピードが要求されたかは前に触れたが、 そのために無くてはならない道具はハンギングフォルダーだった。

これも言われてみればなるほどの部類のモノで僕の好きな考え方の道具である。

最近アメリカのあるコンピューター とオフィスの雑誌にハンギングフォルダーの広告が出ていた。

クリーニング屋からスーツが戻ってくるときに掛かっているワイヤーのハンガーが見開きのページいっぱいに載っていて、 コピーは 「種々雑多なコンピューターの用紙をスマートに整理する手法の概念はあまりにも簡単な考え方に基づいているので改めて言うのもはずかしい」。

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ハンギングフォルダー

 ドロップフアイリングは、もっと注目されてしかるべき書類整理の方法である。

最近ようやく日本製にも、使用に耐えうるものが登場してきた。

写真のグリーンの紙のものがそれ。底幅は3種類。

フレームにも種類があるが、オフィス用デスクのー番下の引き出し、あるいはキャビネットに入るサイズが便利。ハンギングフォルダーを、オフィスのフアイリングの基本にする企業も徐々に増えてきている。(取材協力・日本長期信用銀行)

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電話帳の整理で経験している人も多いと思うが、厚手の本のようなもので貴重なものは保存しやすいように固い表紙がついているが、電話帳とか、コンピューターから打ち出された用紙が綴でられたものは表紙もしっかりしていず、中の紙も腰がないので取り扱いに困る。 

これは、吊るしてしまえばいいのである。

引出しにしまうということは箱のなかに入れるというレベルでとどまってしまうが、引き出しのなかに吊るせばすべて書類も綴じられたものも垂直になり、背表紙が同じ高さに揃って探し出しやすくもなるわけである。

このファイル用品は前から日本にあったが、如何せん値段が高かったので普及しなかったと言われている。

 そもそもの特徴と使い方を的確に説明できていなかったのではないかと思う。

ボーン・ベントンのフロントオフィスではこのハンギングフォルダーのことを 「ペンダフレックス」 と呼んでいた。

そのままうのみにしてこの言葉を使っていたのだが、後に分かったところではこれもブランド名が普通名詞化したもののーつであった。 一九三〇年代にペンダフレックス社によって発明されたファイル用品なのである。

後にこの会社を取材で訪れたことがあった。

初期のマーケティング用の資料を見せてもらったのだが、いろいろとアメリカの昔のオフィスの様子が想像できるものが多く興味をそそ

られた。

その後日本製の同じようなハンギングフォルダーを調べたが、いかにただ見よう見真似で作ったかよく分かった。

本来の開発概念を知らないで作ったのでひどく使いづらいものになっていた。

ペンダフレックス社のハンギングフォルダーには書類の厚いものも、書類でないもので電話帳のようなものも入れられるように、底幅が一、二、三、四インチと四種類ある。

これがファイリング・システムの活用には大きな役割をはたす。

ペンダフレックス社はこのハンギングフォルダー・システムをスピードファイリングと呼んでいる。

最近はより一層のスピー ドアップのために、 ハンギングフォルダーの紙に色つきのものを採用した。

もともと書類整理は面倒な仕事なので、色がついていると分類がしやすく、探すときに便利なだけでなく、引き出しを開けたときの美しさが嫌な仕事でめいった気持ちをわずかでも和らげる効果もあると思う。

この色がいかにもアメリカ的な清潔な色で気に入っている。ペンダフレックス社は自社の製品に使うために特別に紙を製紙メーカーに作ってもらっていることでも分かるように、その製品を見ればその完成度の高さが分かる。


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